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１日１箱のGmail処理の実際

『１日１箱』の中でも、もっとも批判された｢メールも１日１箱｣ですが、すべての人が１日に１回しかメール処理してはならない、というわけでは、もちろんありません。断続的なメール処理が仕事だという人であればそもそも、私が何を書いても、そんなことを気にするわけにはいかないでしょう。

私はGmailを使っていますが、その私が実行している｢１日１箱のGmail処理｣は、非常に単純なものです。以下に手順を書きますが、これを応用して｢１日２回チェック｣でも｢１日３回チェック｣でも、どういうふうにもできます。避けたいのはただ一つ。｢リアルタイムでメールチェック｣だけです。

SuperstarsをEnableに設定

Gmailのスーパースターズは、通常のスター１種類を、多数に増やす機能です。私はこれを使って、｢１箱｣の中身を１日で確実にゼロにしていきます。

この機能を使うには、Gmailのラボで｢可能｣にします。私は英語版を使っていますので、日本語版でもできるかどうかはわかりません。

メールの処理用件ごとにスターを使い分ける

私のルールは以下の通りです。

赤！　＝　今日中に返信
黄！　＝　今日中にアクション
青i　＝インフォメーション(携帯電話番号など)を含むメール
緑チェック　＝　処理済みであることを覚えておきたいメール(そのうちにまとめて外す)

大事なのは、赤と黄の｢！｣マークのついたメールだけです。これが受信トレイにあるうちは、メール処理は終わっていないことになります。

午前中にスターのルールに従ってメールを処理してしまう

重要なのは、受信トレイにあって、しかもスターが付いているメールだけを処理することです。

この段階で入ってくるメールについては、よほどのことがない限り、処理しません。

お昼までに、受信トレイの中は通常空っぽになりますが、空にすることができず、しかも、じっくり考えた末｢今日中に処理せずともよい｣と判断されれば、スターを外し、次のステップの処理を施します。

スターのないメールはアーカイブ

スターの付いていない受信トレイのメールを、即処理する必要がない限り「明日のメール」というラベルをつけてアーカイブしてしまいます。

最近のGmailのバージョンアップで秀逸だったのは、この種のラベル付けが容易になったことです。

ちなみに私は、｢明日のメール｣のラベルの色をピンクにしています。

寝る前に明日の準備

寝る前に｢明日のメール｣ラベルが付いたメールをスターで分けて、受信トレイに戻し｢明日のメール｣ラベルをはがします。

そして翌日に処理する、という流れです。