心理ハック
037 タスクを３ステップに分ける効用。いつまでも取りかかれないタスクを増やさない
ToDoリストに入れたのはいいけど、いつまで経っても取りかかる気がしない。そんなタスクが１つや２つ、時には100もあるという人までいます。
100あろうと1000あろうと少しも困らないという人はそれでいいのですが、「なかなか取りかかれないタスクばかりのリストで、最後には見なくなる」というのはもったいない話です。避けられるものなら避けたいところ。回避する方法を考えてみます。
ステップ１ タスク管理システムの「インボックス」にタスクを入れる
私は、タスク管理するためのツールを「タスク管理システム」と「今日のリスト」に分けています。具体的なツールでいえば、OmnifocusとToodledoです。
なぜこんなことをしているかというと、いきなりToodledoにいれたくないからです。Toodledoに入れてしまえば、そのタスクを今日中にやらなければなりません。でも今日はやる時間がないかも知れないし、やる気がないかも知れません。
「今日やること」は朝の４時に決め、以後簡単には増やさない。サラリーマンの人には難しいかも知れませんが、全部のタスクが上司から命令されるものではないはずです。
たとえ「自分でやる」と決めたことで、今日からいきなりやり始めない。そのためには「今日やることのリスト」の他に、もう１カ所「入れ物」が必要になります。それはなんでもいいのですが、ないと「とりあえず今日やらないけど、今日やることリストに入れる」ということになってしまいます。
その結果、「先送り」が明日以後も繰り返されるのです。
ステップ２ タスク管理システムの「インボックス」にあるタスクに日付を与える
すでに述べたとおり私の場合ではOmnifocusの「インボックス」に新参者のタスクが入ります。これを朝一番にチェックして、「いつやるか」を決めます。
いつやるかを決めないと、締め切り間際まで放置されがちです。「いつやるか」を決めてしまうと、該当日がやってきた時Toodledoに入ってくるので、ここで「勇気」が必要になります。この勇気は大事です。
人と仕事する時、「いつになりますか？」と尋ねるのに勇気がいるのと同じことです。
人から公約日を手に入れることが難しく、自分でタスクをやる日にちを決めるのが難しいのは、「まだやるかどうか本当のところ決めてはいない」のです。この状態は決めるまでずっと続きます。
ステップ３ タスクをToodledoへ入れる
ここへ来てようやくタスクは晴れて「今日中にやる」ものになります。心理的にはこの３ステップを踏まないと、「まだやるかどうか本当のところ決めかねている」ものになります。
どれほどこのステップを省略したい時でも、できるだけ私は抵抗するようにしてます。場合によってはOmnifocusのステップは飛ばさざるを得ないこともあります。しかしそれでもいきなりToodledoへ入れるデメリットを十分検討してから絶対に先送りしない自信がある場合だけ「今日中にやる」タスクに追加するようにします。
